Den 25 maj 2018 kommer nya EU-regler börja gälla för hur företag och organisationer får använda personuppgifter i sin verksamhet. Här får du veta vad Tegelstaden Bygg AB använder personuppgifterna till och hur din personliga integritet skyddas.
Idag finns regler för personuppgifter i personuppgiftslagen, men efter 25 maj blir det de nya EU-reglerna som gäller. De nya EU-reglerna återfinns i dataskyddsförordningen som ofta kallas GDPR*. Vi på Tegelstaden Bygg AB är skyldiga att följa reglerna i GDPR, för att skydda ditt privatliv och din personliga integritet.
Hur personuppgifter kommer att få användas i vår verksamhet framöver är i stort oförändrat jämfört med hur det fungerar i dag. EU inför de nya regler-na för att tydliggöra att ansvaret för att reglerna följs ligger hos företagen och organisationerna. Vi som ansvariga för behandlingen av dina personuppgift-er måste kunna visa att vi följer EU-reglerna i GDPR.
Personuppgiftsbehandling vid bostadsuthyrning
Tegelstaden Bygg 556347-6398 är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Denna information gäller för dig som finns i Tegelstaden Byggs bostadskö, bor i en av våra bostäder eller som är registrerad som kontaktperson, förvaltare eller god man för en hyresgäst.
Dina personuppgifter kommer behandlas med ändamålen att Tegelstaden Bygg ska kunna uppfylla skyldigheter som hyresvärd samt kunna bedriva förvaltnings- och uthyrningsverksamhet. Uppgifter om dig hämtas in från dig själv i samband med registrering eller kontakt med oss, men kan också komma att hämtas in från kreditupplysningsföretag eller myndigheter.
Personuppgifter i samband med att bostad söks
Personuppgifter får behandlas för att ge bostadssökande möjlighet att göra en ansökan eller en intresseanmälan om en bostad hos hyresvärden. Den lagliga grunden för behandlingen är i första hand en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla ändamålet och är samtidigt inte kränkande för den enskilde. Observera att riktlinjerna inte omfattar bostadsförmedlingar.
Vilket är ändamålet?
Ändamålet med behandlingen när bostad söks är att administrera ansökningar och intresseanmälningar om att hyra en bostad hos hyresvärden. Personuppgifterna får också användas för bostadsföretagets egen marknadsföring till den sökande och för statistik samt i förekommande fall för att bedöma sökandens lämplighet.
Vilka personuppgifter är relevanta att behandla?Behandling av personuppgifter i hyresförhållandet
Följande uppgifter är nödvändiga för de beskrivna ändamålen. Med stöd av en intresseavvägning:
Sökandes/medsökandes: namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande (om det krävs för säker identifiering), adress eller tillfällig adress, telefonnummer, e-postadress; Ekonomiska förhållanden: vid enskild firma, uppgift om företaget; Familjeförhållanden: antalet barn och ålder på dessa; Önskat boende: till exempel bostadens storlek och läge i huset. Boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan/intresseanmälan.
Radera uppgifter
Personuppgifterna ska raderas när bostadssökanden meddelat att han eller hon inte längre önskar stå kvar som sökande samt i regel när hyresgästen har fått en bostad.
När bostad erbjuds
Ändamål och laglig grund
När bostad erbjuds bostadssökanden är den lagliga grunden för behandling att avtal ska träffas mellan parterna. Ändamålet med behandlingen är att administrera ansökan och att kontrollera att bostadssökanden uppfyller de krav som hyresvärden ställer upp. Därutöver får personuppgifter behandlas för intern- och externrevision och annan uppföljning av bolagets egna rutiner och policys under hyrestiden kopplat till hyresvärdens berättigade intresse.
Vilka personuppgifter är relevanta att behandla?
För ändamålet kan hyresvärden, utöver tidigare lämnade uppgifter också behöva behandla: personnummer, samordningsnummer eller motsvarande (om uppgiften inte tidigare inhämtats); kreditupplysning och andra uppgifter från till exempelvis kronofogden eller inkassobolag; uppgift om eventuell borgensman; uppgifter från de referenspersoner som sökanden själv har angett i ansökan, såsom uppgifter om hur sökanden skött sitt boende vad gäller hyresinbetalningar och i övrigt. Anteckningar om eventuell tidigare misskötsamhet ska vara kortfattad, adekvat och relevant. Anställnings- och arbetsgivarintyg. Information som inhämtats från arbetsgivaren om denne åberopats som referens. I dessa fall får hyresvärden kontrollera arbetsgivarens identitet för att säkerställa att lämnade uppgifter är riktiga. Om lägenheten är ett särskilt boende behöver hyresvärden ett beslut från socialnämnden.
Information till sökande
Bostadsökanden ska få information om de ändamål och kategorier av personuppgifter som kan ha tillkommit för att hyresvärden ska kunna ta ställning till ansökan. Informationen kan lämnas redan i samband med ansökan till kön.
Radera uppgifter
Samtliga personuppgifter ska som huvudregel raderas om ansökan om bostad avslås. Om bostadssökanden vill kvarstå i kön efter att fått avslag avseende en specifik lägenhet, raderas de uppgifter som inte kan motiveras av ändamålet att administrera ansökningar och intresseanmälningar.
Det innebär att uppgifter om ekonomi och uppgifter från referenspersoner raderas. Om avslagsbeslutet grundas på att sökanden inte kunnat godtas som hyresgäst på grund av misskötsamhet i tidigare boende, får uppgift om namn, födelsedatum, beslut om avslag och en kortfattad förklaring om arten av misskötsamheten (förutom uppgifter om lagöverträdelser) bevaras under en tid av tre månader.
När hyresavtal har tecknats ska personuppgifter om hyresgästen som inte längre behöver, tas bort. Hyresvärden har ett berättigat intresse i att följa upp bolagets interna rutiner och behöver därför spara uppgifter om tidigare bostadsförhållanden, arbetsgivare, referenser, inkomstuppgifter samt för att. Syftet med lagringen är också att förenkla hanteringen om personen återgår till bostadskön. Uppgifterna lagras i högst ett år.
När hyresförhållandet pågår
Ändamål och laglig grund
När hyresavtalet är tecknat, övergår sökanden till att bli hyresgäst och hyresvärdens behov av att behandla personuppgifter förändras. Ett ändamål med behandlingen är att administrera och upprätthålla parternas skyldigheter i hyresförhållandet som grundar sig på hyresavtalet. Däri ingår att fastställa och styrka anspråk till följd av hyresavtalet och gällande rätt. Därutöver är det ett berättigat ändamål att erbjuda tjänster och service utöver vad som reglerats i hyresavtalet, behandla personuppgifterna för statistik och uppföljning samt för att uppfylla skyldigheterna som hyresvärd och fastighetsägare. Personuppgifterna får också användas för egen marknadsföring och egna kundundersökningar. Personuppgifterna får också användas för annans marknadsföring under förutsättning att vad som marknadsförs har en närliggande och naturlig koppling till hyresförhållandet. Här avses exempelvis försäkringsbolag, bredbandsbolag, kabeltv-bolag, elbolag – det vill säga produkter som hyresgästen har nytta av när hyresförhållandet pågår.
I de flesta fall sker behandling av personuppgifter med hyresavtalet som laglig grund. Det framgår av uppställningen nedan. Personuppgifter utöver vad som krävs för att administrera hyresavtalet kan inhämtas med intresseavvägning som grund. Så är fallet med exempelvis kontaktuppgifter till anhöriga, passageloggar och behandling av personuppgifter för marknadsföring. Ytterligare personuppgifter kan behöva inhämtas för att hyresvärden ska kunna styrka rättsliga anspråk med anledning av hyresavtalet. Så är fallet med noteringar om exempelvis användning av lägenheten i strid med ändamålet, otillåten andrahandsuthyrning, otillåten överlåtelse, förekomst av ohyra, störningar, vanvård och vägrat tillträde. För att kunna uppfylla alla ändamål med behandlingen kan hyresvärden behöva åberopa ytterligare laglig grund än vad som framgår av uppställningen nedan. Ett exempel är om hyresvärden inom ramen för sin egenkontroll gentemot kommunen måste redogöra för och lämna ut vissa uppgifter. I detta fall blir den lagliga grunden att hyresvärden måste uppfylla en rättslig förpliktelse. Uppställningen nedan ska inte ses som en uttömmande uppräkning. Andra personuppgifter än de nedan angivna kan behöva hanteras.
Vilka personuppgifter är relevanta att behandla?
Med avtalet som grund:
- Namn
- Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande
- Adress, även tidigare adress
- Eventuellt c/o-adress eller tillfällig adress
- Identifikationsnummer, såsom kontraktsnummer, internt och/eller officiellt lägenhetsnummer
- Telefonnummer
- E-postadress
- Förekomst av säkerhet, till exempel borgensman
- Förekomst av förvaltare eller god man och i förekommande fall kontaktuppgifter till denne
- Uppgift om betalningar, autogiro och betalningsreferenser (exempelvis OCRnummer)
- Boendeform eller boendekategori som inte innebär uppgift om hälsotillstånd
- Uppgifter rörande förbrukning av värme, varmvatten och el
För att kunna tillvarata rättsliga anspråk med anledning av avtalet, information som innehåller personuppgifter om:
- Betalningsförsummelser
- Störningar i boendet
- Åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick samt åsidosättande av vårdnadsplikten
- Meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar
- Användning som kan leda till avtalets upphörande
- Förekomst av ohyra
- Misstanke om brottslig verksamhet i lägenheten som kan läggas till grund för förverkande eller som hyresvärden är skyldig att beivra (exempelvis koppleri)
- Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser
- Andra uppgifter som behövs för att hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av avtalet
Med intresseavvägning som grund:
- Uppgifter i orosanmälan till socialtjänsten angående personer som kan fara illa (uppgifterna
ska raderas omedelbart efter att anmälan inlämnats) - Språkpreferens som inte innebär uppgift om etnicitet
- Hyresgästens kontaktuppgifter för egen och andras marknadsföring
- Uppgifter om bostadsanpassningar i lägenheten som inte innebär behandling av uppgifter om hälsotillstånd
Med stöd av samtycke:
- Uppgift om hälsotillstånd. Om uppgiften avser ansökan om medicinsk förtur lagra uppgifterna i upp till sex månader eller till dess att ny bostad har erbjudits.
- Språkpreferens som innebär uppgift om etnicitet
- Uppgift om tolk och på vilket språk
- Information till hyresgäst
Vid upprättande av ett hyresavtal ska hyresgästen upplysas om vilka behandlingar av dennes personuppgifter som kommer att göras under hyresförhållandet. Informationen lämnas i en bilaga till hyresavtalet.
Särskilt om behandling av skyddade personuppgifter
Det finns olika typer av skyddade personuppgifter. Skatteverket kan besluta om sekretessmarkering och kvarskrivning. Sekretessmarkering innebär att Skatteverket för in en markering om sekretess i folkbokföringen varvid myndigheter inte får lämna ut uppgifterna utan kontroll och tillstånd. Kvarskrivning innebär att den registrerades folkbokföringsadress tas bort och den enskilde registreras som ”på kommunen skriven” i den tidigare folkbokföringsorten. Skattekontorets adress anges som en särskild postadress och posten vidarebefordras genom Skatteverkets försorg. Ytterligare en typ av skyddade personuppgifter är fingerade personuppgifter. Den enskilde får i dessa fall genom polisen en helt ny identitet; nytt personnamn och personnummer.
Hyresvärdens ansvarar för att det finns skriftliga regler och rutiner för hur skyddade personuppgifter hanteras för att säkerställa att tillräcklig säkerhet upprätthålls. Att en person har fingerade personuppgifter kommer vanligtvis inte till hyresvärdens kännedom och är inte nödvändigt att notera om så sker. Om hyresgäster har sekretessmarkering eller kvarskrivning ska hyresvärden utöver ordinarie tekniska och organisatoriska rutiner analysera följande:
- Vilka personuppgifter som är nödvändiga att registrera
- Vilka personer de måste vara tillgängliga för
- Var personuppgifterna ska lagras
- Hur länge de måste sparas
Hyresvärden ska säkerställa en lämplig säkerhetsnivå. Det kan ske exempelvis genom pseudonymisering eller sekretessmarkering. Det bör också vara möjligt att kontrollera åtkomsten genom loggar så att det går att se vem som behandlat uppgifterna. Om sekretessmarkering används bör hyresvärden vidta åtgärder för att undvika spridning av de skyddade personuppgifterna, exempelvis så att de inte överförs till andra datasystem eller plattformar som inte har en tillräckligt hög säkerhet. All personal som kommer i kontakt med skyddade personuppgifter ska få utbildning i de regler och rutiner som gäller för hyresvärdens behandling av skyddade personuppgifter. Regler och rutiner ska följas upp en gång per år och justeras vid behov. En del av den återkommande uppföljningen kan vara att kontrollera vem som tagit del av personuppgifterna och varför.
Om pseudonymisering används bör skriftliga rutiner upprättas om hur pseudonymisering sker och endast ett begränsat antal anställda som ska ha tillgång till uppgifter om vilka personuppgifter som pseudonymiserats på grund av sekretessmarkering eller kvarskrivning hos Skatteverket.
Särskilt om störningsärenden
Registrering av störningar får innehålla beskrivningar av händelser och iakttagelser som gjorts. När en anmälan om störning kommit in, får hyresvärden spara denna under en tid av två år. Den som anmäler störningen ska informeras om att behandling av personuppgifter sker med anledning av anmälan. Vill anmälaren inte uppge sitt namn får uppgift om påstådd störning registreras om hyresvärden bedömer att det finns fog för anmälan. Om anteckningen om störning inte föranlett hyresvärden att vidta någon åtgärd för att få hyresförhållandet att upphöra, ska den som huvudregel raderas senast efter två år.
Dokumentationen av ett störningsärende ska avse händelseförlopp och iakttagelser. Den får inte innehålla personliga värderingar, ogrundade påståenden, kränkande eller diskriminerande omdömen eller formuleringar.
Särskilt om brottslig verksamhet
Uppgifter om brottslig verksamhet får endast sparas under den tid som hyresvärden har möjlighet att agera alternativt måste agera.
Särskilt om andrahandsuthyrning, lägenhetsbyten och överlåtelse
Hyresgästen har under vissa förutsättningar möjlighet att enligt hyreslagen hyra ut sin lägenhet i andra hand, byta lägenhet eller överlåta lägenheten om hyresvärden lämnar tillstånd. I så fall ska hyresgästen lämna in en ansökan till hyresvärden. Ansökningsförfarandet innebär att ytterligare personuppgifter än de som anges ovan måste behandlas. Den lagliga grunden för behandling är intresseavvägning och ändamålet är att behandla och ta ställning till ansökan. Hyresvärden tar också del av exempelvis en föreslagen andrahandshyresgästs eller bytesparts personuppgifter. Dessa behandlas också under ansökningsförfarandet med stöd av en intresseavvägning. Om hyresvärden beviljar ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse behandlas uppgifterna i enlighet med vad som angivits tidigare i dessa riktlinjer.
Andrahandsuthyrning
Skälen för ansökan:
- Hyresgästens kontaktuppgifter och adress under andrahandsuthyrningen
- Uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst (exempelvis namn, adress, övriga kontaktuppgifter, personnummer). Om fullmäktige finns, namn och kontaktuppgifter till denne
Lägenhetsbyte och överlåtelse
Skälen för ansökan:
- Uppgifter om tillträdande hyresgäst
- Radering under hyrestiden
För att följa kravet på att personuppgifter ska vara relevanta i förhållande till ändamålet krävs att personuppgifter som blivit inaktuella eller på annat sätt inte är nödvändiga raderas. Även övriga personuppgifter som är oriktiga ska raderas eller rättas.
Uppgifter om exempelvis störningar eller andra liknande uppgifter avseende hyresgästens användning av lägenheten, som kan läggas till grund för hyresavtalets upphörande, kan uppfattas som integritetskränkande. Uppgifter om sådana förhållanden, som inte inom viss tid från det att den antecknades föranlett hyresvärden att vidta någon åtgärd för att få hyresförhållandet att upphöra, bör därför raderas. Som riktmärke bör gälla att sådana anteckningar i fastighetssystemet äldre än två år inte bör förekomma.
När hyresförhållandet har upphört
Ändamål och laglig grund
När hyresgästen har flyttat kan personuppgifter användas för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för bedömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är således fortfarande hyresavtalet i första hand. Vad gäller att behålla uppgifter för att hyresgästen ska erbjudas nytt boende åberopas intresseavvägning.
Slutligen kan hyresvärden vara tvungen att spara vissa uppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser. Så är exempelvis fallet med bokföringsmaterial.
Vilka personuppgifter är relevanta att behålla?
Huvudregeln är att personuppgifterna ska raderas när hyresförhållandet har upphört. Undantag får göras för exempelvis följande fall:
- Alla uppgifter som behövs för bevakning av rättsliga anspråk som rör hyresavtalet – såsom avflyttningsprotokoll vid anspråk på grund av skador på lägenheten eller utestående fordringar grundade på hyresavtalet – sparas i två år efter avslutat ärende.
- Beträffande hyresgäst som sagts upp på grund av misskötsamhet får uppgift om namn, person-/samordningsnummer, hyresobjekt, avflyttningstidpunkt samt relevanta och adekvata uppgifter om avflyttningsorsak (utom uppgifter om lagöverträdelse), sparas i högst två år.
- Namn, person-/samordningsnummer och avflyttningsdatum får sparas i högst två år för att förenkla hanteringen av återkommande hyresgäster.
- Uppgifter som finns i bokföringsmaterial får sparas i tio år inklusive innevarande år.
- Uppgifter som måste sparas på grund av andra lagkrav hänförliga till exempelvis fastighetsägaransvaret bör om möjligt avidentifieras.
Information till tidigare hyresgäst
I de fall hyresvärden sparar information om en tidigare hyresgäst, ska hyresgästen få information om vilka personuppgifter som sparas och för vilket ändamål. Denna informationsplikt